Gestión del talento con el método ágil
@ronygorm
Empezare este artículo diciendo que las reglas deben ser rotas cuando sea necesario, la regla son buenas para un inicio pero mientras se va creciendo no se puede ser autócrata. Esta afirmación no resulta buena en oidos de casi todo el mundo vinculado al área de gestión del personal, menos jefaturas ni gerencias sin embargo explicaré porque esta afirmación podrá cambiar el mundo empresarial.
En este artículo exploraremos el motivo por lo que las grandes empresas tecnológicas son las mejores para trabajar y que gracias a ello no solo son más rentables que ninguna sino tambien lugares soñados para trabajar. Para continuar debemos aclarar que es Ágil y como se usa dentro de una empresa.
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¿Que es Ágil?
Agile o ágile no es una metodología ni menos un estrategia, es una forma de trabajar que cuenta con principios básicos sobre los cuales organizar el trabajo, estos principios se condensan en un documento llamado "Principios del manifiesto ágil", estos principios fueron aplicados en principio por los desarrolladores de software sin embargo al día de hoy se usa en más áreas.
¿Cuales son estos principios? Este manifiesto ágil cuenta con 12 principios muy claros y son:
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Satisfacer siempre al cliente.
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Siempre aceptar cambios.
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Entregar en el menor tiempo posible, no más de 2 meses.
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Trabajo en conjunto de todas las áreas.
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Personal siempre motivado.
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Conversación cara a cara, no correos ni llamadas.
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El progreso se mide cuando lo requerido funciona.
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Mantener el mismo ritmo siempre con procesos ágiles.
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Siempre en busqueda de la excelencia.
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Siempre los más simple es lo mejor.
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Las mejoras surgen de equipos auto-organizados.
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Siempre preguntarse como se puede hacer mejor para ajustar y perfeccionar.
Estos son los principios ágiles que rigen a las empresas tecnológicas como facebook, apple, spotify y muchas más, si lograron ver la lista de las mejores empresas para trabajar a nivel mundial ven que los 5 primeros puestos estan para empresas del sector tecnológico que son a lo lejos empresas disruptoras no solo en su trabajo sino en la manera de trabajar.
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¿Como aplicar los principios ágiles en una empresa?
Antes de comenzar quiero que sepas que quizá no logres entender como estos principios pueden hacer una empresa mejor y más productiva sin embargo tienes que saber que lo que expondré a continuación no es un invento mio sino es un resumen de como las mejores empresas del mundo atacan a la gestión del talento.
Existen otras técnicas de dirección de personal como el Scrum que habla de buenas prácticas y de un maestro que dirige un equipo, en este método ágil se priorizaremos los principios ágiles e eliminamos a los maestros para dar pase a los entrenadores ágiles o agile coach, con ello buscamos tener líderes serviciales y no maestros de los procesos.
En este método los grupos de trabajo los llamamos escuadras donde la clave de su trabajo es la autonomía.
¿Que es una escuadra y como funciona?
Estas escuadras son pequeños equipos de máximo 8 personas que tiene bajo su responsabilidad el inicio, desarrollo y entrega de un proyecto o trabajo. Cada escuadra tiene un objetivo interno a largo plazo como, diseñar la mejor web del sector, o un objetivo externo de largo plazo como ser la mejor empresa en atención al cliente.
La autonimía que debe acompañar a esta escuadra se basa en que ellos deciden como llegar al objetivo específico, ellos deciden que procesos, que herramientas y como trabajar en conjunto.
Debo resaltar que existen límites que no prohiben sino que modelan los esfuerzos de la gestión de cada equipo. Por ejemplo cada escuadra tiene una misión y una estrategia de producto o servicio que responde a la pregunta ¿Como se beneficiará el cliente con nuestro trabajo? Además de objetivos a corto plazo que conituamente son cambiados.
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"El espacio de trabajo debe ser adecuado para que la escuadra siempre tenga contacto entre ellos, además de tener lugares de reuniones adecuados"
Estarás preguntandote ¿Es en serio? ¿equipos o escuadras autónomas? bueno solo puedo decir que funciona y lo usan diariamente las mejores empresas del mundo. La autonomía es motivadora, solo las personas motivadas hacen un buen trabajo.
La utonomía hace que todo se funcione más rápido haciendo que las decisiones se tomen en cada equipo en vez de reuniones, comites, entre otras. Esto ayuda a eliminar las esperas y errores que no solo perjudican a los clientes sino también a la empresa.
Todo se logra ordenar y optimizar debido a que cada escuadra tiene su propia misión que necesita estar alineada con la estrategia de producto, prioridades de la empresa y otros equipos. La regla general es "sé autónomo pero no sub-optimices"
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En el mundo de la gestión ágil se procura la autonomía y la alineación, debe existir autonomía para hacer el trabajo pero al mismo tiempo se debe estar alineado a los objetivos y estrategia de la empresa.
En este modelo los líderes comunican lo que se necesita resolver y el porqué mientras las escuadras colaboran entre ellos para lograr la mejor solución. Una consecuencia de la autonomía es la poca estandarización, las preguntas no tienen una única respuesta ya que pueden variar dependiendo la escuadra ya que en lugar de estandarizar procesos, se usa la polinización cruzada.
La polinización cruzada en gestión del talento
El modelo de estandarización autónoma se define como polinización cruzada esto significa que se deja que cada escuadra utilize la herramienta que mejor crea conveniente y si esta funciona entonces otra escuadra la querrá usar, haciendo que este ciclo se repita de equipo en equipo y se estandarice colaborativamente en base a la práctica. Este lleva a un equilibrio entre la consistencia y flexibilidad.
En adición a la polinización cruzada debemos añadir que no funcionaría adecuadamente si no se permitiera que otras escuadras puedan tomar prestado o necesiten algo hecho pero que es el trabajo de otro equipo, en el caso que lo que se necesite el otro equipo no tenga tiempo para hacerlo entonces sin problema alguno se puede trabajar en lo que se necesita y al finalizar si es necesario pedir al equipo encargado revisar los cambios.
En resumen este modelo dentro de un espectro de libertad se ubica al lado del lado liberal.
La clave del proceso ágil son las personas
En este modelo ágil debe existir ua cultura de respeto mutuo, esto significa que los colaboradores en lugar de tomarse el crédito por un éxito asumen que este es del grupo y no solo uno mismo.
Para conseguir que el equipo logre ese sentimiento de unidad grupal se necesita que la motivación sea elevada y para medirlo se necesita generar un gran clima labora.
Una empresa no puede estar contenta si menos del 99% de personas opinan que el clima laboral es bueno, se necesita trabajar mirando a la excelencia.
La mejor estructura organizacional es la que cambia
Todos sabemos lo que es un organigrama, sabemos que hay gerentes, jefes y demás, estos pueden ser organizados de distintas maneras sin embargo esto no deja de ser un bonito cuadro que no funciona en la realidad.
Por ejemplo la forma de organizar las escuadras ubicadas en distintas ciudades se hace mediante tribus, la tribu de Lima es distinta a la tribu de Sao Paulo o Buenos Aires.
Cada tribu esta dividida en escuadras con una tarea específica como atención al cliente, servicio técnico, etc. tambien varias escuadras tienen una subdivisión sobre habilidades y competencias llamada capítulo, cada uno de ellos tiene un lider que a la vez es un coach que se encarga de guiar y encaminar a sus miembros. Si se cambia de escuadra se tendrá el mismo coach.
Para dar soporte a esta estructura tambien se crean gremios internos dividos por intereses que tienen reuniones propias, una lista de correo propio, reuniones, charlas y convenciones, todo agrupado en un área específica del conocimiento. El objetivo principal es contruir comunidad y no una estructura jerárquica.
El trabajo de cada escuadra es hacer más sencillo el trabajo de otra escuadra ya que cada uno esta especializado en una tarea en específica que da valor a la organización y no solo a cada grupo.
El error como parte del éxito
Todos los trabajos requieren un plazo de término sin embargo si alguno de estas escuadras no terminó su labor no se penaliza y se continua con los objetivos de lanzamiento, esto ayuda a hacer evaluaciones anticipadas sobre errores y permite ajustar los motivos de atraso mejorando los sistemas y procesos, todo es un continuo aprendizaje que lleva a una sola dirección, hacia adelante.
Todos los trabajos requieren un plazo de término sin embargo si alguno de estas escuadras no terminó su labor no se penaliza y se continua con los objetivos de lanzamiento, esto ayuda a hacer evaluaciones anticipadas sobre errores y permite ajustar los motivos de atraso mejorando los sistemas y procesos, todo es un continuo aprendizaje que lleva a una sola dirección, hacia adelante.
"La confianza es más importante que el control, no puedes contratar a alguien en quien no confias"
En este enfoque de trabajo el error es necesario para mejorar por lo que las políticas y el miedo no existen, el miedo no solo elimina la confianza sino la innovación ya que si el error se castiga entonces no se intentará hacer algo nuevo.
La mira es cometer errores rapidamente y más que cualquiera debido a que si queremos la perfección entonces necesitaremos correcciones, no podemos mejorar algo si no sabemos en que hemos fallado y mientras más rápido lo hagamos más rápido será nuestro éxito, este es el camino ágil.
Este enfoque se denomina fail-friendly debido a que se prioriza la recuperación ante un error que evadirlo.
Fallar sin aprender es solo fallar, por ello no se trata de quien tuvo la culpa o de quien fue la responsabilidad sino que aprendemos, que tenemos que cambiar para evitar futuros errores.
Un problema no tiene porque ser olvidado cuando se resuelve sino cuando se tiene el conocimiento de como evitarlo y del aprendizaje que se obtuvo de el, se debe corregir el proceso no solo el producto.
Un ejemplo claro lo tenemos con el equipo de Spotify, quienes tienen una cultura del error muy conocida de mejora continua donde cada 2 semanas hablan de los errores cometidos, como evitarlos y como mejorar lo que actualmente se tiene.
"Si todo esta bajo control entonces estas yendo muy lento" Mario Andretti
Finalmente Esta metodología usada por las mejores empresas del mundo la replicamos en el campo y logramos mejoras sustanciales desde el clima laboral hasta la mejora de procesos internos. El miedo al cambio es típico de la cultura sudamericana, debemos aceptar que no hay nada mejor que el cambio y no temer al error ya que sin el nunca se lograra la perfección.
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